Постановление администрации города Рассказово Тамбовской области от 11.11.2014 N 2127 "Об утверждении Порядка хранения документации, связанной с осуществлением закупок, и аудиозаписей процедур по определению поставщиков "
ТАМБОВСКАЯ ОБЛАСТЬ
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РАССКАЗОВО
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 11 ноября 2014 г. № 2127
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ, СВЯЗАННОЙ С
ОСУЩЕСТВЛЕНИЕМ ЗАКУПОК, И АУДИОЗАПИСЕЙ ПРОЦЕДУР ПО
ОПРЕДЕЛЕНИЮ ПОСТАВЩИКОВ (ПОДРЯДЧИКОВ, ИСПОЛНИТЕЛЕЙ)
В целях реализации Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" постановляю:
1. Утвердить Порядок хранения документации, связанной с осуществлением закупок, и аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) согласно приложению.
2. Разместить настоящее постановление на сайте "ТОП68 Тамбовский областной портал (www.top68.ru) в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Глава города
А.Н.Колмаков
Приложение
к постановлению
администрации города Рассказово
от 11.11.2014 № 2127
ПОРЯДОК
ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ, СВЯЗАННОЙ С ОСУЩЕСТВЛЕНИЕМ ЗАКУПОК, И
АУДИОЗАПИСЕЙ ПРОЦЕДУР ПО ОПРЕДЕЛЕНИЮ ПОСТАВЩИКОВ
(ПОДРЯДЧИКОВ, ИСПОЛНИТЕЛЕЙ)
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок хранения документации, связанной с осуществлением закупок, а также аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (далее - Порядок) определяет действия отдела муниципального заказа и продаж администрации города Рассказово (далее - Отдел) по хранению документации, связанной с осуществлением закупок, а также аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) после окончания процедуры определения победителя или иного участника закупки, с которым должен быть заключен контракт на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг).
1.2. Документацией, связанной с осуществлением закупок (далее - документы), являются:
- заявки заказчиков на организацию определения поставщика (подрядчика, исполнителя);
- конкурсная документация, документация об электронном аукционе, документация о запросе предложений, копии документов об их утверждении;
- копии приказов об утверждении составов комиссий по осуществлению закупок;
- извещения о проведении конкурсов, электронных аукционов, запросов котировок, запросов предложений;
- копии документов о внесении изменений в конкурсную документацию, документацию об электронном аукционе, извещение о проведении запроса котировок;
- запросы участников закупок о разъяснении положений конкурсной документации и документации об электронном аукционе, разъяснения положений конкурсной документации и документации об электронном аукционе;
- заявки на участие в конкурсе, запросе котировок, запросе предложений, окончательные предложения участников закупок, поданные в письменной форме;
- протоколы, составленные в ходе проведения процедур по определению поставщика (подрядчика, исполнителя);
- уведомления, приглашения, направляемые участникам закупок.
1.3. Документы, а также аудиозаписи процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (далее - аудиозаписи) хранятся в Отделе не менее чем три года. Конкретные сроки хранения документов и аудиозаписей устанавливаются номенклатурой дел управления.
1.4. Отдел хранит документы и аудиозаписи в рамках текущего архива (далее - архив).
2. Основные задачи
Основными задачами Отдела по текущему хранению документов и аудиозаписей являются:
- комплектование архива документами, предусмотренными пунктом 1.2 настоящего Порядка, и аудиозаписями;
- учет и обеспечение сохранности документов и аудиозаписей;
- использование хранящихся в архиве документов и аудиозаписей.
3. Порядок работы
3.1. Порядок работы с документами:
3.1.1. Документы, предусмотренные пунктом 1.2 настоящего Порядка, по каждой процедуре определения поставщика (подрядчика, исполнителя) формируются в дело, которое является единицей хранения.
3.1.2. Работник Отдела, на которого возложено ведение архивного делопроизводства:
- принимает от начальника отдела по размещению муниципального заказа управления на обработку и хранение документы в трехдневный срок после окончания процедуры определения поставщика (подрядчика, исполнителя);
- регистрирует в журнале учета поступающие на архивное хранение дела;
- упорядочивает сданные на архивное хранение документы (подшивает в хронологическом порядке), формирует дела (на единицах хранения проставляет архивный шифр);
- хранит в архиве управления дела в систематизированном порядке;
- систематизирует учет и обеспечивает сохранность принятых в архив дел;
- обеспечивает возможность использования дел для подготовки ответов по запросам правоохранительных и контролирующих органов;
- выдает из архива дела работникам управления и для проверки правоохранительным и контролирующим органам;
- ведет учет выдачи дел из текущего архива в журнале учета документов;
- осуществляет копирование документов для передачи их по запросам правоохранительных и контролирующих органов, а также в иных случаях.
3.2. Порядок работы с аудиозаписями:
3.2.1. Работник отдела, на которого возложены функции по информационному обеспечению процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей):
- осуществляет копирование аудиозаписей с диктофона на жесткий диск и обеспечивает их оперативное хранение;
- осуществляет копирование аудиозаписей на резервный носитель;
- по итогам календарного года осуществляет копирование аудиозаписей на магнитные носители и передает их на хранение работнику отдела, на которого возложено ведение архивного делопроизводства, в течение пяти рабочих дней по истечении календарного года;
- осуществляет копирование аудиозаписей для передачи их по запросам правоохранительных и контролирующих органов.
3.2.2. Работник отдела, на которого возложено ведение архивного делопроизводства:
- принимает на хранение магнитные носители с аудиозаписями в течение пяти рабочих дней по истечении календарного года;
- регистрирует в журнале учета поступающие на архивное хранение аудиозаписи;
- хранит в архиве управления аудиозаписи.
3.3. Дела и аудиозаписи подлежат уничтожению по истечении установленного срока хранения, который исчисляется начиная с года, следующего за годом проведения процедуры определения поставщика (подрядчика, исполнителя).
3.4. Дела и аудиозаписи истекшего срока хранения уничтожаются на основании акта о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, утвержденного заместителем главы администрации города.
Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем работника отдела, на которого возложено ведение архивного делопроизводства.
4. Ответственность
4.1. Должностное лицо отдела несет дисциплинарную ответственность за необеспечение (ненадлежащее обеспечение) хранения документации и аудиозаписей.
4.2. Персональная ответственность работника отдела, на которого возложено ведение архивного делопроизводства, закрепляется в его должностной инструкции в соответствии с требованиями законодательства.
------------------------------------------------------------------
ТАМБОВСКАЯ ОБЛАСТЬ
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РАССКАЗОВО
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 11 ноября 2014 г. № 2127
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ, СВЯЗАННОЙ С
ОСУЩЕСТВЛЕНИЕМ ЗАКУПОК, И АУДИОЗАПИСЕЙ ПРОЦЕДУР ПО
ОПРЕДЕЛЕНИЮ ПОСТАВЩИКОВ (ПОДРЯДЧИКОВ, ИСПОЛНИТЕЛЕЙ)
В целях реализации Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" постановляю:
1. Утвердить Порядок хранения документации, связанной с осуществлением закупок, и аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) согласно приложению.
2. Разместить настоящее постановление на сайте "ТОП68 Тамбовский областной портал (www.top68.ru) в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Глава города
А.Н.Колмаков
Приложение
к постановлению
администрации города Рассказово
от 11.11.2014 № 2127
ПОРЯДОК
ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ, СВЯЗАННОЙ С ОСУЩЕСТВЛЕНИЕМ ЗАКУПОК, И
АУДИОЗАПИСЕЙ ПРОЦЕДУР ПО ОПРЕДЕЛЕНИЮ ПОСТАВЩИКОВ
(ПОДРЯДЧИКОВ, ИСПОЛНИТЕЛЕЙ)
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок хранения документации, связанной с осуществлением закупок, а также аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (далее - Порядок) определяет действия отдела муниципального заказа и продаж администрации города Рассказово (далее - Отдел) по хранению документации, связанной с осуществлением закупок, а также аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) после окончания процедуры определения победителя или иного участника закупки, с которым должен быть заключен контракт на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг).
1.2. Документацией, связанной с осуществлением закупок (далее - документы), являются:
- заявки заказчиков на организацию определения поставщика (подрядчика, исполнителя);
- конкурсная документация, документация об электронном аукционе, документация о запросе предложений, копии документов об их утверждении;
- копии приказов об утверждении составов комиссий по осуществлению закупок;
- извещения о проведении конкурсов, электронных аукционов, запросов котировок, запросов предложений;
- копии документов о внесении изменений в конкурсную документацию, документацию об электронном аукционе, извещение о проведении запроса котировок;
- запросы участников закупок о разъяснении положений конкурсной документации и документации об электронном аукционе, разъяснения положений конкурсной документации и документации об электронном аукционе;
- заявки на участие в конкурсе, запросе котировок, запросе предложений, окончательные предложения участников закупок, поданные в письменной форме;
- протоколы, составленные в ходе проведения процедур по определению поставщика (подрядчика, исполнителя);
- уведомления, приглашения, направляемые участникам закупок.
1.3. Документы, а также аудиозаписи процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (далее - аудиозаписи) хранятся в Отделе не менее чем три года. Конкретные сроки хранения документов и аудиозаписей устанавливаются номенклатурой дел управления.
1.4. Отдел хранит документы и аудиозаписи в рамках текущего архива (далее - архив).
2. Основные задачи
Основными задачами Отдела по текущему хранению документов и аудиозаписей являются:
- комплектование архива документами, предусмотренными пунктом 1.2 настоящего Порядка, и аудиозаписями;
- учет и обеспечение сохранности документов и аудиозаписей;
- использование хранящихся в архиве документов и аудиозаписей.
3. Порядок работы
3.1. Порядок работы с документами:
3.1.1. Документы, предусмотренные пунктом 1.2 настоящего Порядка, по каждой процедуре определения поставщика (подрядчика, исполнителя) формируются в дело, которое является единицей хранения.
3.1.2. Работник Отдела, на которого возложено ведение архивного делопроизводства:
- принимает от начальника отдела по размещению муниципального заказа управления на обработку и хранение документы в трехдневный срок после окончания процедуры определения поставщика (подрядчика, исполнителя);
- регистрирует в журнале учета поступающие на архивное хранение дела;
- упорядочивает сданные на архивное хранение документы (подшивает в хронологическом порядке), формирует дела (на единицах хранения проставляет архивный шифр);
- хранит в архиве управления дела в систематизированном порядке;
- систематизирует учет и обеспечивает сохранность принятых в архив дел;
- обеспечивает возможность использования дел для подготовки ответов по запросам правоохранительных и контролирующих органов;
- выдает из архива дела работникам управления и для проверки правоохранительным и контролирующим органам;
- ведет учет выдачи дел из текущего архива в журнале учета документов;
- осуществляет копирование документов для передачи их по запросам правоохранительных и контролирующих органов, а также в иных случаях.
3.2. Порядок работы с аудиозаписями:
3.2.1. Работник отдела, на которого возложены функции по информационному обеспечению процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей):
- осуществляет копирование аудиозаписей с диктофона на жесткий диск и обеспечивает их оперативное хранение;
- осуществляет копирование аудиозаписей на резервный носитель;
- по итогам календарного года осуществляет копирование аудиозаписей на магнитные носители и передает их на хранение работнику отдела, на которого возложено ведение архивного делопроизводства, в течение пяти рабочих дней по истечении календарного года;
- осуществляет копирование аудиозаписей для передачи их по запросам правоохранительных и контролирующих органов.
3.2.2. Работник отдела, на которого возложено ведение архивного делопроизводства:
- принимает на хранение магнитные носители с аудиозаписями в течение пяти рабочих дней по истечении календарного года;
- регистрирует в журнале учета поступающие на архивное хранение аудиозаписи;
- хранит в архиве управления аудиозаписи.
3.3. Дела и аудиозаписи подлежат уничтожению по истечении установленного срока хранения, который исчисляется начиная с года, следующего за годом проведения процедуры определения поставщика (подрядчика, исполнителя).
3.4. Дела и аудиозаписи истекшего срока хранения уничтожаются на основании акта о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, утвержденного заместителем главы администрации города.
Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем работника отдела, на которого возложено ведение архивного делопроизводства.
4. Ответственность
4.1. Должностное лицо отдела несет дисциплинарную ответственность за необеспечение (ненадлежащее обеспечение) хранения документации и аудиозаписей.
4.2. Персональная ответственность работника отдела, на которого возложено ведение архивного делопроизводства, закрепляется в его должностной инструкции в соответствии с требованиями законодательства.
------------------------------------------------------------------